El desafío número uno de los emprendedores es sobrevivir y para lograrlo hay que empezar por tener un control de cuánto dinero entra y cuánto sale. Por eso, lo mínimo que puedes hacer es un Excel que registre esos movimientos y te permita ver el panorama completo de las finanzas de tu emprendimiento. Veamos cómo hacerlo:
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1. Comienza con “unidades” vendidas por mes
Tener una fila de «unidades vendidas» hace más fácil cambiar proyecciones y manejar distintas líneas de productos. Si son servicios, es el mismo tema, cantidad de servicios vendidos.
Pero, ¿por qué es importante una línea solo para esto? Porque a futuro puede cambiar el precio o los costos, aplicar promociones, etc. Y por ende, tendrías que hacer muchos cambios si pusieras directamente las ventas y costos totales. Es más fácil poner unidades y así también se facilita el que todo se actualice inmediatamente.
2. Ingreso por cada unidad vendida al mes
Ahora, asigna a cada ítem el ingreso por cada unidad vendida. Si tu emprendimiento tiene varios productos o servicios, entonces tendrás que hacer una línea de unidades e ingresos para cada uno.
¿Por qué es importante una línea solo para esto? Porque el precio puede ir cambiando mes a mes. Hay que fijarse que es el ingreso, no el precio. Puede ser que vendas algo a un precio pero, por ejemplo, te paguen en cuotas, por lo que el ingreso de un producto será separado por mes. Es clave que pongas el ingreso real en el mes que entra (esto pasa mucho cuando tus clientes son empresas, por ejemplo).
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3. Multiplica las unidades por ingresos y tendrás las ventas mensuales
En una tercera fila vas a poner los resultados de multiplicar unidades e ingreso por unidad. Si son distintos productos o servicios, se suman todos en esta fila.
¿Por qué es importante una línea solo para esto? Porque esta es la «sangre» mensual que entra a tu negocio. Esto, más los ahorros que tenga la empresa, es lo que puedes gastar. No más. Si los costos y gastos son superiores a estos resultados por mes, pues vamos directo a la quiebra.
4. Ahora marca los gastos fijos mensuales
Los gastos son de dos tipos: fijos y variables. Los fijos no dependen de cuántas unidades vendes, por lo que no se multiplican con la primera fila (por ejemplo, el alquiler o sueldos fijos no dependen de las unidades vendidas). Además, recomiendo separar gastos administrativos (arriendo, softwares con costo fijo, etc.) de RRHH (sueldos fijos). Tu sueldo como emprendedor también va acá.
¿Por qué es importante una línea solo para esto? Porque nunca te vas a poder saltar el pago de los costos fijos. Este dinero lo debes tener sí o sí a fin de mes para pagar el siguiente.
5. Pon abajo los gastos variables mensuales
Estos gastos sí dependen de la producción, venta, etc. Por ejemplo: bonos por venta, agua, luz, materiales, etc. Estos se separan de los fijos. Es ideal separar cada línea de gasto por cada gasto variable. Es decir: en una fila, solo «luz», en la siguiente solo «agua», en la siguiente uno de los materiales, etc.
¿Por qué es importante una línea solo para esto? Porque acá puedes ver dónde hay espacio para ahorrar y «apretarte» el cinturón siendo más eficiente. Lo ideal es tener más gastos variables que fijos.
6. Suma los costos y réstaselos a los ingresos
Esta es la primera prueba de fuego de un negocio: ¿cuánta plata me va quedando (o voy perdiendo) mes a mes? Si el resultado es menor que 0, es una pérdida. Si es mayor, es utilidad. Si es exactamente 0 (rara vez lo es ) se dice que estás en «punto de equilibrio» o «neteado».
¿Por qué es importante una línea solo para esto? Porque esto señala si el negocio se está sosteniendo o no. Puede ser que algún mes sea de pérdidas, pero el ejercicio de todo el año debe ser positivo.
Es importante entender que esto es un ejercicio muy básico que no toma en cuenta diferencias relevantes para temas contables y de impuestos (como la diferencia entre gastos y costos, posibles créditos o beneficios tributarios). Pero es la forma más básica que tienes para responder lo más imperativo: ¿Voy a sobrevivir o no con mi negocio?
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